Event Management, Belajar menjadi Event Organizer yang Baik

FEB Undip (3/10) – Bertempat di Hall Gedung C Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro (FEB Undip) digelar pelatihan event management pada Jumat (3/10). Pelatihan ini dilaksanakan oleh FEB Undip bersama Senat Mahasiswa FEB Undip. Pembicara yang dihadirkan antara lain Shafigh Pahlevi, Gatot Hendraputra, dan Yetty Nur Indriati. Rizal Hari Magnadi, staf ahli Pembantu Dekan III FEB Undip bertindak sebagai moderator.

Acara dimulai pada pukul 14.00 WIB dengan materi pertama dari Shafigh Pahlevi. Shafigh menjelaskan mengenai macam-macam even organizer (EO), peran EO, karakter pekerja EO, cara memasarkan, presentasi, hingga eksekusi sebuah acara. Shafigh juga membagi pengalamannya dalam menangani berbagai acara seperti debat kandidat calon gubernur Jawa Tengah, Jateng Fair 2013, dan lainnya.  Ia mengakui, saat ini bisnis EO sedang digandrungi karena merupakan bagian dari ekonomi kreatif. “Agar bisa menjadi EO yang sukses, kita harus bisa berpikir out of the box. Persiapkan acara sebaik mungkin dan total dalam menjalankannya,” tutur Shafigh.

Pembicara kedua adalah Yetty Nur Indriati, saat ini bekerja di Dinas Pemuda dan Olahraga Semarang. Yetty yang sebelumnya pernah bekerja di Kantor Walikota Semarang ini menjelaskan tentang bagaimana mengurus acara yang melibatkan pejabat. Ada tiga tahapan yang harus dilakukan oleh panitia sebuah acara jika ingin mengundang pejabat yakni audiensi, mengirim proposal kegiatan, dan mengirim undangan kepada pejabat terkait. Semua surat dan proposal dapat diajukan ke sekretariat bagian umum. Dibagian itu pula panitia dapat memeriksa tindak lanjut dari surat dan proposal yang telah dikirimkan.

Pembicara ketiga adalah Gatot Hendraputra yang bekerja sebagai seorang event organizer. Gatot berpendapat bahwa dalam sebuah acara harus mempunyai konsep yang kuat. “Kalau acara mempunyai konsep yang kuat, panitia tidak akan khawatir walaupun harus menjalankan acara yang tidak mempunyai sponsor dan guest starnya,” jelas Gatot.

Gatot mencontohkan Jazz Gunung yang diadakan di Gunung Bromo. Awalnya, acara Jazz Gunung hanya diisi oleh band-band lokal dan belum memiliki sponsor. Namun, karena para penggagasnya mempunyai konsep yang kuat, Jazz Gunung kini dikenal masyarakat luas dan sponsor pun datang dengan sendirinya.

Setelah ketiga narasumber selesai memaparkan materi, acara dilanjutkan dengan sesi tanya jawab. Pertanyaan yang dilontarkan seputar bagaimana orientasi untuk acara kampus dan resiko terbesar yang pernah dihadapi oleh Shafigh dalam membuat sebuah acara.

Menurut Shafigh dalam merintis sebuah acara memang sulit. Panitia harus mengetahui tujuan yang ingin dicapai. Setelah itu, buat konsep acara dan jalankan acara secara konsisten. Kemasan acara juga perlu diperhatikan agar acara menjadi menarik. Resiko terbesar yang pernah dihadapinya adalah ketika mengadakan acara MTV. Saat itu, penonton yang datang sangat banyak, namun tiba-tiba hujan turun dan mengakibatkan banjir. Genset sudah dimatikan tetapi lampu panggung masih menyala. Khawatir penonton akan kesetrum, Shafigh pun meminta bantuan polisi untuk membubarkan penonton.

Pertanyaan berikutnya dari seorang peserta yang menyampaikan kekecewaanya pada pejabat yang sudah mengkonfirmasi hadir pada sebuah acara namun justru membatalkannya sehari sebelum acara. Menurut Yetty, hal tersebut adalah wajar. Namun sebaiknya pihak penyelenggara acara mempersiapkan lebih dari satu narasumber agar acara tidak terhambat. Setelah pertanyaan ketiga selesai dijawab, pelatihan event management berakhir pada pukul 16.00 WIB. (nq)

Reporter : Sahniza Tamara B.

Facebook Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *