Workshop Manajemen Arsip: Pentingnya Mengelola Arsip Ormawa

FEB Undip (16/4) – Hadirkan Titiek Suliyati selaku Dosen Sejarah Fakultas Ilmu Budaya (FIB) Universitas Diponegoro sebagai pembicara, Senat Mahasiswa FEB Undip adakan Workshop Manajemen Arsip yang merupakan program kerja Dekanat FEB Undip sejak dua tahun lalu. Workshop ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengarsipan yang baik dan benar, meliputi permasalahan kearsipan pada ormawa seperti surat masuk dan keluar, proposal, sponsorship, penomoran surat, serta pengelompokan arsip yang utamanya ditujukan untuk sekretaris ormawa. Terlaksananya acara ini tidak luput dari bantuan BEM dan HMJ perihal kepanitiaan.

Workshop terdiri atas tiga sesi yaitu input, proses, dan output. Input berasal dari permasalahan yang dihadapi setiap ormawa dalam hal pengarsipan.  Setelah disortir oleh Senat Mahasiswa, acara memasuki tahap proses dengan pembahasan permasalahan-permasalahan tersebut melalui workshop sebagai wadahnya. Permasalahan yang sering ditanyakan oleh perwakilan-perwakilan ormawa berupa pembuatan proposal sponsorship, seperti jumlah halaman dan rincian anggaran. Jumlah halaman pada proposal sponsorship tidak berpengaruh terhadap kualitas proposal, serta rincian anggaran pada proposal sponsorship tidak perlu ditulis secara lengkap. Berikutnya, kehadiran workshop ini diharapkan membuahkan hasil (output) berupa pengetahuan seputar manajemen arsip serta evaluasi dari Senat Mahasiswa yang kemudian akan dibuat sebagai ketetapan SEMA ditambah dengan masukan-masukan.

Titiek menjelaskan bahwa salah satu cara untuk membagi pengetahuan yaitu berupa dokumentasi atau pengarsipan. Arsip sangat penting karena menyangkut perihal aset atau dokumen suatu organisasi. Penyimpanan arsip harus dikelola untuk mempermudah dalam mencari informasi yang dibutuhkan. Arsip tidak boleh dibuang atau dimusnahkan.

Pelaksanaan Workshop Manajemen Arsip bukan tanpa masalah. Terdapat beberapa kendala proses persiapannya, seperti adanya beberapa ormawa yang tidak mengajukan perwakilannya dalam kepanitiaan. Juga minimnya kepedulian terhadap acara semacam ini yang ditandai dengan ketidakhadiran beberapa perwakilan ormawa. “Padahal acara ini penting bagi setiap ormawa,” tutur Izzah Istiadzah selaku ketua panitia. Izzah berharap agar ke depannya seluruh ormawa dapat melakukan pengarsipan dengan baik dan tidak terjadi kesalahan saat membuat proposal.

Reporter : Afnurul, Anisa

Facebook Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *